Любая, даже небольшая, компания не может осуществлять свою работу без документации. За время работы в офисе скапливается невероятное количество документов, которые необходимо где-то хранить. Об этом и стоит задуматься, выбирая канцтовары для офиса. Грамотно организованная система хранения позволит держать документацию в надлежащем состоянии таким образом, что она не будет мешать работе сотрудников.

Документы компании делятся на архивную документацию и текущую. К архивным документам относятся все те документы, что вышли из документооборота, но не утратили своей актуальности. Срок давности таких документов еще не истек, поэтому необходимо грамотно организовать их хранение, чтобы при необходимости их легко можно было найти. Для хранения таких документов используются архивные папки: папка скоросшиватель, папка на завязках или папка-короб. Выбирая канцтовары для хранения документов в офисе, следует обращать внимание на материал, из которого папка изготовлена, ее износоустойчивость и структуру. Поскольку архивные папки подразумевают длительное хранение документов, то следует обращать внимание на устойчивые пластмассы или плотного картона. Структура папки должна быть такой, чтобы необходимый документ можно было найти легко и также легко его извлечь из стопки других документов. Часто, архивные папки приобретают разных цветов, чтобы легче было находить необходимые документы.

Несмотря на высокий уровень компьютеризации, текущая документация по-прежнему печатается на бумаге. Текущей документации в офисе немало, поэтому она не менее чем архивная, нуждается и в структурировании, и в хранении. Для удобного хранения документов на рабочем столе используется специальный лоток для документов и пластмассовая папка уголок А4-формата. Для того, чтобы перенести документацию, используется тонкая папка скоросшиватель с прозрачными файлами-вкладышами. Она позволяет использовать документы на собраниях и презентациях, не боясь помять их или испачкать. При выборе такого рода папок упор часто делается на их дизайн, ведь документация – это лицо компании. Зачастую, папки оформляются в соответствии с фирменным стиле компании, а на их поверхность наносится логотип. Это, с одно стороны, работает как реклама компании, а с другой – улучшает имидж фирмы в глазах клиентов, партнеров и самих сотрудников.